小さなお店の予約台帳の作り方｜Googleスプレッドシートで始める

表計算は、受付担当が1人、店舗が1つ、主な予約枠が1種類、週10件程度から試す場合に向きます。電話・LINE・店頭で受けた予約をすぐ1つの表へ入力でき、同じ時間を受けない担当者を決められることが条件です。週10件は制度上の上限ではなく、14日間で入力ルールを確かめるための運用目安です。

週20件を超える、複数スタッフ・部屋・機器を同時に割り当てる、24時間ネット予約を受けたい、事前決済や自動リマインドが必要な場合は、最初から予約システムも比較します。予約が増えたのに表の列と色だけを増やすと、空き枠確認と転記がかえって難しくなります。

1行目に、予約ID、予約日、開始時刻、終了時刻、顧客名、連絡先、メニュー、担当・場所、状態、支払状態、受付経路を作ります。予約IDは『20260829-001』のように日付と連番で付け、同姓同名や変更前後の予約を区別します。住所、生年月日、健康状態など、予約実施に不要な情報は同じ表へ集めません。

予約を受けた人が、その場で1つの台帳へ入力します。紙、LINE、個人カレンダーへ仮置きして後で転記すると、同じ時間を案内しやすくなります。返事待ちは『仮受付』として開始・終了時刻を押さえ、いつまでに確定しなければ枠を戻すかを決めます。

施術後の清掃や入れ替えが必要なら、予約と予約の間に10分など実際の準備時間を入れます。開始時刻が違っても、同じ担当者・部屋・機器の利用時間が重なれば二重予約です。毎朝、当日分を担当・場所ごとに並べて確認します。

開店前に当日と翌日の予約を10分確認し、仮受付、連絡先不足、同じ担当・場所の重複を探します。来店後は当日中に来店済・取消・無断不来店へ更新します。週1回は、未確定のまま過ぎた予約、連絡できなかった予約、共有相手を15分確認します。

個人情報保護委員会は、個人データの安全管理措置を、事業規模、扱う情報の性質と量、漏えい時の影響などに応じて決める考え方を示しています。小さな店でも、誰が見られるか、何のために保管するか、いつ削除するかを決めます。予約台帳を顧客への一斉営業リストへ自動的に流用しません。

14日間、予約件数、入力にかかった分数、二重予約、返信漏れ、営業時間外の予約希望を記録します。週20件超、複数スタッフ・部屋、二重予約または返信漏れが1件、入力と確認が週60分超のいずれかが続く場合は、予約システムを比較する運用目安です。

Googleカレンダーの予約スケジュールでは、予約時間、受付期間、準備時間、1日の上限、既存予定との重複確認などを設定できます。一部機能は対象のGoogle WorkspaceまたはGoogle Oneプランが必要です。ほかの予約サービスも含め、主力メニュー1つで14日間試し、変更・取消・データ出力まで確認します。