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最初の表に必要な8列
確認ポイント
- 顧客ID同姓同名を区別する番号
- 氏名・会社名検索と宛名に必要な範囲
- 連絡先主に使うメールまたは電話
- 流入元検索、紹介、SNS、既存顧客など
- 案件段階新規、相談中、見積、受注、完了、失注
- 次回行動見積送付、確認連絡、納品など
- 期限次に動く具体的な日付
- 同意・注意メール案内の可否など必要最小限
まず知っておきたいこと
顧客管理の目的は、名前を集めることではなく、『誰に、いつ、何を案内するか』を忘れないことです。顧客数が少ない段階では表計算でも始められますが、連絡先とセンシティブな相談内容を同じ表へ詰め込まない設計が重要です。
この記事でわかること
- 最小項目：顧客ID、連絡先、案件段階、次回行動、担当
- 分ける：顧客情報、案件履歴、請求、センシティブ情報
- 守る：閲覧権限、二段階認証、バックアップ、削除基準
- 切替目安：同時編集、重複、検索、権限管理が負担になった時
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顧客情報と案件情報を分ける
1人の顧客が複数回依頼する場合、顧客情報を毎回コピーすると住所変更や重複が起きます。顧客には顧客IDを付け、案件表では顧客ID、相談内容、金額、進行状況を管理します。請求書や契約書は専用フォルダへ保存し、表にはファイルへの参照だけを置きます。
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毎週15分の更新ルール
この順番で進める
- 1
期限切れを抽出
次回行動の日付が過ぎた案件を確認し、連絡するか理由を記録して終了します。
- 2
重複を統合
表記違いの同一顧客を顧客IDでまとめます。
- 3
完了案件を閉じる
納品、入金、フォロー予定を確認して段階を更新します。
- 4
不要情報を削除
利用目的が終わり、保存義務や契約上の必要がない情報を残し続けません。
- 5
バックアップを確認
復元可能な履歴または別保管があるかを定期的に確認します。
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CRMへ切り替えるサイン
2025年版小規模企業白書では、顧客データの一元管理や営業・受発注のオンライン化は、デジタル化でコスト効果を感じる事業者との違いが大きい取組として示されています。導入前に項目と運用を整えると、ツール移行もしやすくなります。
確認ポイント
- 複数人が同時に編集し、上書きが起きる
- 顧客と案件の重複を毎週直している
- 問い合わせ、見積、請求の転記が増えている
- 担当者ごとに見せる情報を分けたい
- 顧客別の売上や流入元を自動集計したい
迷ったら、まずここから
- 最小項目：顧客ID、連絡先、案件段階、次回行動、担当
- 分ける：顧客情報、案件履歴、請求、センシティブ情報
- 守る：閲覧権限、二段階認証、バックアップ、削除基準
- 切替目安：同時編集、重複、検索、権限管理が負担になった時
Q&A
よくある質問
顧客管理はExcelやスプレッドシートでも十分ですか？
一人で件数が少なく、権限管理や自動連携が不要なら始められます。同時編集、重複、転記が負担になったらCRMを検討します。
問い合わせ内容を全部保存してよいですか？
利用目的と必要性を確認し、不要なセンシティブ情報は集めない・残さない方針にします。保存する場合は閲覧権限と削除基準を決めます。
顧客へ一斉メールを送ってよいですか？
取得時の利用目的や同意、特定電子メール法などを確認します。BCC誤送信を避け、配信停止方法を用意できる仕組みを使います。