仕事の予定が抜ける個人事業主向けに、GoogleカレンダーとToDoリストの使い分け、色分け、通知、繰り返し、共有、週15分の見直しを解説します。
カレンダーに締切だけを書いても、作業する時間を確保しなければ仕事は進みません。個人事業主の最初の仕組みは、顧客との約束を『予定』、自分だけの作業を『タスク』、時間を確保する作業を『予定』として配置することです。色やリストを増やす前に、仕事用Googleアカウントで1週間を見える状態にします。
『8月20日までに提案書』というタスクだけでは、19日まで忘れる可能性があります。締切はタスクへ入れ、作成90分を18日の予定、確認30分を19日の予定として確保します。所要時間が15分を超える仕事は、空き時間に期待せず予定へ置くのが出発点です。
確認ポイント
Google公式ヘルプでは、予定ごとに色を選べます。色は自分の画面だけに表示される場合があるため、顧客との共有情報として色に頼りません。5色以上にすると判断が増えるため、2週間使って不足が分かったときだけ追加します。
確認ポイント
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右上のアイコンで仕事用Googleアカウントになっているか確認し、私用アカウントへ顧客名や会議URLを入れないようにします。
『仕事』など短い名前にし、最初から顧客別カレンダーを増やしません。
顧客名または案件名、開始・終了、場所、必要なリンクを入れ、終日予定だけで済ませません。
30分のオンライン相談なら準備15分、記録15分を別枠で確保します。訪問は移動時間も予定にします。
『今日』『今週』『待ち』の3つから始め、相手の返事待ちは期限付きで『待ち』へ入れます。
訪問や面談は前日と30分前、通常作業は開始時だけなど、見落とさず慣れで無視しない数に絞ります。
Google ToDoリストとGoogleカレンダーでは、日・週・月・年などの間隔で繰り返すタスクを設定できます。請求確認、ファイル整理、ホームページ確認など、忘れると困るが会議ではない作業に使います。繰り返しを作っただけで完了にせず、実行に15分以上かかる場合は時間枠も確保します。
確認ポイント
Googleカレンダーは共有相手ごとに、時間枠だけ、詳細表示、変更可能などの権限を選べます。外注先や家族へ空き時間だけ知らせたい場合は、まず『予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）』を検討します。カレンダーの一般公開は、顧客名、住所、会議URL、仕事内容が検索や第三者に見える危険があるため、目的がない限り行いません。
確認ポイント
2週間で締切超過が3件から1件に減れば前進です。改善しない場合は色を増やさず、所要時間を短く見積もっていないか、予定に余白がないか、通知が多すぎて無視していないかを確認します。
この順番で進める
理由を『時間不足』『相手待ち』『不要』に分け、不要なタスクは削除します。
締切だけの仕事には、必要時間を見積もって前日までに作業予定を置きます。
訪問の前後が連続していないか、オンライン会議の記録時間があるかを確認します。
遅刻・忘れ、締切超過、二重予約、予定より30分以上延びた作業の件数を数えます。
相手との約束と15分以上の作業時間はカレンダー、短い作業と期限の確認はToDoリストを基本にします。重要な締切はタスクに入れ、作業時間も予定として確保します。
表示は重ねられますが、保存先は仕事用アカウントと私用アカウントで分けると共有ミスを減らせます。まず右上のアカウントを確認してから予定を作ります。
1人で始める段階では仕事用1つで十分です。共有先や担当者が異なり、権限を分ける必要が出たときに追加します。
移動や準備が必要な約束は前日と30分前、通常作業は開始時などから試します。大切なのは通知の多さではなく、通知を見た後に動ける時間があることです。