カレンダーに締切だけを書いても、作業する時間を確保しなければ仕事は進みません。個人事業主の最初の仕組みは、顧客との約束を『予定』、自分だけの作業を『タスク』、時間を確保する作業を『予定』として配置することです。色やリストを増やす前に、仕事用Googleアカウントで1週間を見える状態にします。
この記事でわかること
- 初期設定：45分で仕事用カレンダー1つとタスクリスト3つを作る
- 色分け：顧客・作業・移動・私用の4色まで
- 余白：30分の相談には前後15分ずつ、締切の前日に確認枠
- 見直し：毎週15分、未完了・重複・移動時間を確認
予定とタスクを3種類に分ける
『8月20日までに提案書』というタスクだけでは、19日まで忘れる可能性があります。締切はタスクへ入れ、作成90分を18日の予定、確認30分を19日の予定として確保します。所要時間が15分を超える仕事は、空き時間に期待せず予定へ置くのが出発点です。
- 動かせない予定：顧客との面談、訪問、納品、予約。開始・終了時刻を入れる
- 時間を確保する作業：見積作成、制作、発送。実際に作業する時間帯を予定として押さえる
- 短いタスク：返信、確認、購入。Google ToDoリストに期限を入れる
最初の色分けは4つまで
Google公式ヘルプでは、予定ごとに色を選べます。色は自分の画面だけに表示される場合があるため、顧客との共有情報として色に頼りません。5色以上にすると判断が増えるため、2週間使って不足が分かったときだけ追加します。
- 青：顧客との約束・予約
- 緑：自分の制作・事務作業
- 橙：移動・準備・発送
- 灰：私用・休憩・予定を入れない時間
45分で初期設定する
仕事用アカウントを確認
右上のアイコンで仕事用Googleアカウントになっているか確認し、私用アカウントへ顧客名や会議URLを入れないようにします。
仕事用カレンダーを1つ作る
『仕事』など短い名前にし、最初から顧客別カレンダーを増やしません。
今後14日の約束を登録
顧客名または案件名、開始・終了、場所、必要なリンクを入れ、終日予定だけで済ませません。
前後の余白を入れる
30分のオンライン相談なら準備15分、記録15分を別枠で確保します。訪問は移動時間も予定にします。
ToDoリストを3つ作る
『今日』『今週』『待ち』の3つから始め、相手の返事待ちは期限付きで『待ち』へ入れます。
通知を2段階だけ設定
訪問や面談は前日と30分前、通常作業は開始時だけなど、見落とさず慣れで無視しない数に絞ります。
繰り返す仕事はタスクにする
Google ToDoリストとGoogleカレンダーでは、日・週・月・年などの間隔で繰り返すタスクを設定できます。請求確認、ファイル整理、ホームページ確認など、忘れると困るが会議ではない作業に使います。繰り返しを作っただけで完了にせず、実行に15分以上かかる場合は時間枠も確保します。
- 毎日17時：未返信メールを確認（15分）
- 毎週金曜16時：翌週の予定と移動を確認（15分）
- 毎月1日：請求・入金予定を確認（30分）
- 毎月最終営業日：共有中の資料とアカウントを確認（20分）
- 3か月ごと：プロフィール、料金、営業時間を確認（30分）
共有は『予定あり』から始める
Googleカレンダーは共有相手ごとに、時間枠だけ、詳細表示、変更可能などの権限を選べます。外注先や家族へ空き時間だけ知らせたい場合は、まず『予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）』を検討します。カレンダーの一般公開は、顧客名、住所、会議URL、仕事内容が検索や第三者に見える危険があるため、目的がない限り行いません。
- 共有前に顧客名、住所、電話、会議URLの表示範囲を確認
- 編集権限は予定を変更する必要がある相手だけ
- 個別の機密予定は『非公開』を設定
- 外注終了や担当変更の当日に共有相手を削除
- 組織アカウントでは管理者が詳細を確認できる場合を理解する
毎週15分の見直しと測る数字
2週間で締切超過が3件から1件に減れば前進です。改善しない場合は色を増やさず、所要時間を短く見積もっていないか、予定に余白がないか、通知が多すぎて無視していないかを確認します。
未完了を翌週へ移す
理由を『時間不足』『相手待ち』『不要』に分け、不要なタスクは削除します。
締切前に作業枠があるか確認
締切だけの仕事には、必要時間を見積もって前日までに作業予定を置きます。
移動と準備を追加
訪問の前後が連続していないか、オンライン会議の記録時間があるかを確認します。
4つの数字を記録
遅刻・忘れ、締切超過、二重予約、予定より30分以上延びた作業の件数を数えます。
迷ったら、まずここから
- 初期設定：45分で仕事用カレンダー1つとタスクリスト3つを作る
- 色分け：顧客・作業・移動・私用の4色まで
- 余白：30分の相談には前後15分ずつ、締切の前日に確認枠
- 見直し：毎週15分、未完了・重複・移動時間を確認
よくある質問
GoogleカレンダーとToDoリスト、どちらに入れるべきですか？
相手との約束と15分以上の作業時間はカレンダー、短い作業と期限の確認はToDoリストを基本にします。重要な締切はタスクに入れ、作業時間も予定として確保します。
仕事と私用のカレンダーは分けるべきですか？
表示は重ねられますが、保存先は仕事用アカウントと私用アカウントで分けると共有ミスを減らせます。まず右上のアカウントを確認してから予定を作ります。
顧客ごとにカレンダーを作るべきですか？
1人で始める段階では仕事用1つで十分です。共有先や担当者が異なり、権限を分ける必要が出たときに追加します。
通知は何分前がおすすめですか？
移動や準備が必要な約束は前日と30分前、通常作業は開始時などから試します。大切なのは通知の多さではなく、通知を見た後に動ける時間があることです。
参考：Googleカレンダーで予定を作成する／Googleカレンダーの通知を変更する／Google ToDoリストで繰り返すタスクを管理する／Googleカレンダーを共有する／予定とタスクの公開設定を変更する