予約リマインドメッセージの例文｜小さなお店の前日確認

予約直後の確認は、受け付けた内容の間違いを見つけるために送ります。前日の案内は、日時を思い出してもらい、来店できない場合に変更連絡をしてもらうために送ります。当日は、入口が分かりにくい、持ち物がある、開始時刻に厳しいなど、直前案内が本当に必要な予約だけにします。

最初の14日間は、予約直後と24〜48時間前の2通を運用目安にします。これは法律やサービスの決まりではありません。来店までの日数、営業時間、顧客の反応を見て回数を減らします。予約システムから自動メールが届く場合は、手動のLINEと内容が重ならないよう、誰が何を送るかを台帳へ書きます。

長いあいさつより、誰から、いつの、何の予約について届いたかを先に書きます。日時は月日だけでなく曜日と開始時刻を入れ、必要なら終了予定も添えます。店名が送信者名だけでは分からない場合は本文の最初にも入れます。

角括弧の部分だけを自店の情報へ置き換え、送信前に名前、日付、曜日、時刻、リンクを読み上げて確認します。健康状態、詳しい施術内容、決済情報など、第三者に見られると困る情報は本文へ書きません。

LINEは画面内で日時と変更方法が見える長さにし、スタンプだけの返信を受付確認に使う場合は意味を決めます。メールは件名を『明日のご予約について｜店名』のようにし、本文末に店名と連絡先を入れます。SMSは文字数と料金を確認し、短縮URLではなく、利用者が行き先を判断できる自店ドメインのページを優先します。

同じ予約に複数の連絡先があっても、最初はお客様が選んだ1つの方法だけに送ります。既読にならないことを理由に、すぐ別の連絡先へ繰り返し送らず、予約時に決めた緊急連絡の条件に従います。送信先の入力ミスが分かった場合は、内容、送信先、日時を記録し、必要に応じて個人情報保護委員会の案内に沿って対応を確認します。

最初の14日間は、予約件数、リマインド送信件数、返信件数、期限前の変更・キャンセル件数、無断不来店件数、誤送信・二重送信件数を記録します。予約が20件未満なら、返信率の小さな差より、何件の困りごとを防げたかを見ます。

手動送信と確認が週60分を超える、週20件を超える、送り忘れ・誤送信が1件でも起きる、複数スタッフが送る場合は、自動リマインドのある予約システムを比較する運用目安です。Googleカレンダーの予約スケジュールでは、確認メールと最大5件のリマインダーを設定できますが、一部機能には対象の有料プランが必要で、リマインダー本文は編集できません。必要な文面と費用を試してから決めます。