予約の日時をもう一度知らせるメッセージは、来店忘れだけでなく、日付の勘違い、場所の迷い、変更連絡の遅れを減らす入口になります。ただし、何度も送ったり、予約確認に広告を混ぜたりすると、お客様の負担になります。この記事では、1人で運営する小さなお店が、まず前日1通から始められる文面と確認方法をまとめます。
この記事でわかること
- 予約直後・前日・当日の3つの連絡を使い分ける方法
- LINE・メール・SMSへ書き換えられる短い例文
- 日時、場所、変更方法、返信期限を入れる順番
- 14日間の返信・変更・無断不来店を確認する方法
最初は予約直後と前日の2通だけにする
予約直後の確認は、受け付けた内容の間違いを見つけるために送ります。前日の案内は、日時を思い出してもらい、来店できない場合に変更連絡をしてもらうために送ります。当日は、入口が分かりにくい、持ち物がある、開始時刻に厳しいなど、直前案内が本当に必要な予約だけにします。
最初の14日間は、予約直後と24〜48時間前の2通を運用目安にします。これは法律やサービスの決まりではありません。来店までの日数、営業時間、顧客の反応を見て回数を減らします。予約システムから自動メールが届く場合は、手動のLINEと内容が重ならないよう、誰が何を送るかを台帳へ書きます。
- 予約直後：日時、人数・メニュー、受付済みであることを確認
- 24〜48時間前：来店日時、場所、変更・キャンセル方法を再案内
- 当日：入口、持ち物、遅刻連絡など直前に必要な情報だけ
- 送らない：予約と関係のないセール、別サービスの一斉案内
1通に入れる7項目を順番に並べる
長いあいさつより、誰から、いつの、何の予約について届いたかを先に書きます。日時は月日だけでなく曜日と開始時刻を入れ、必要なら終了予定も添えます。店名が送信者名だけでは分からない場合は本文の最初にも入れます。
- 店舗名・担当名
- お客様の名前
- 予約日、曜日、開始時刻
- メニュー・人数・所要時間のうち必要な項目
- 住所または迷わないためのアクセスページ
- 変更・キャンセルの連絡方法と期限
- 電話、返信、予約ページなど連絡先を1つ
予約直後と前日に使える例文を保存する
角括弧の部分だけを自店の情報へ置き換え、送信前に名前、日付、曜日、時刻、リンクを読み上げて確認します。健康状態、詳しい施術内容、決済情報など、第三者に見られると困る情報は本文へ書きません。
予約直後の確認
［お名前］様、ご予約ありがとうございます。［店名］で、［月日・曜日］［時刻］から［メニュー・人数］のご予約を承りました。変更がある場合は［期限］までに［返信・URL・電話］からご連絡ください。
前日のリマインド
［お名前］様、明日［月日・曜日］［時刻］のご予約についてのご案内です。場所は［住所またはアクセスURL］です。変更・キャンセルは［期限］までに［連絡方法］からお知らせください。［店名］
当日の短い案内
［お名前］様、本日［時刻］に［店名］でお待ちしています。入口は［目印］、遅れる場合は［連絡方法］へご連絡ください。お気をつけてお越しください。
返信が必要な確認
［お名前］様、［月日・曜日］［時刻］のご予約確認です。内容に間違いがなければ［本日18時］までに『確認しました』とご返信ください。変更は［連絡方法］から承ります。
変更後の確定
ご連絡ありがとうございます。ご予約を［変更前］から［変更後の月日・曜日・時刻］へ変更しました。変更後の内容に間違いがないか、このメッセージでご確認ください。［店名］
LINE・メール・SMSで長さとリンクを変える
LINEは画面内で日時と変更方法が見える長さにし、スタンプだけの返信を受付確認に使う場合は意味を決めます。メールは件名を『明日のご予約について｜店名』のようにし、本文末に店名と連絡先を入れます。SMSは文字数と料金を確認し、短縮URLではなく、利用者が行き先を判断できる自店ドメインのページを優先します。
同じ予約に複数の連絡先があっても、最初はお客様が選んだ1つの方法だけに送ります。既読にならないことを理由に、すぐ別の連絡先へ繰り返し送らず、予約時に決めた緊急連絡の条件に従います。送信先の入力ミスが分かった場合は、内容、送信先、日時を記録し、必要に応じて個人情報保護委員会の案内に沿って対応を確認します。
送信前30秒と開店前10分の確認を決める
台帳から対象予約を絞る
翌日分を日付で絞り、取消・変更済み・送信済みを除きます。紙や個人メモから直接送らず、確定した台帳を1つの基準にします。
宛先と4項目を指差し確認
顧客名、日付・曜日、時刻、変更方法を台帳と照合します。コピーした前のお客様の名前や日時が残っていないか確認します。
自分の端末へテスト送信
新しい文面やリンクを使う初回は、自分へ送り、スマートフォンで改行、リンク先、電話番号を試します。
送信済みを1か所へ記録
台帳に送信日時と手段を残し、複数スタッフが同じ予約へ二重送信しないようにします。
翌朝に返信と変更を反映
開店前に返信、変更、取消を台帳へ反映し、変更前の枠と変更後の枠が正しいか確認します。
14日間は割合より件数で判断する
最初の14日間は、予約件数、リマインド送信件数、返信件数、期限前の変更・キャンセル件数、無断不来店件数、誤送信・二重送信件数を記録します。予約が20件未満なら、返信率の小さな差より、何件の困りごとを防げたかを見ます。
手動送信と確認が週60分を超える、週20件を超える、送り忘れ・誤送信が1件でも起きる、複数スタッフが送る場合は、自動リマインドのある予約システムを比較する運用目安です。Googleカレンダーの予約スケジュールでは、確認メールと最大5件のリマインダーを設定できますが、一部機能には対象の有料プランが必要で、リマインダー本文は編集できません。必要な文面と費用を試してから決めます。
- 送れたか：予約件数と送信件数の差
- 伝わったか：返信、質問、リンクが開けない連絡の件数
- 調整できたか：期限前の変更・キャンセル件数
- 事故がないか：無断不来店、誤送信、二重送信の件数
迷ったら、まずここから
- 予約直後・前日・当日の3つの連絡を使い分ける方法
- LINE・メール・SMSへ書き換えられる短い例文
- 日時、場所、変更方法、返信期限を入れる順番
- 14日間の返信・変更・無断不来店を確認する方法
よくある質問
前日と当日の両方に送るべきですか？
まず前日1通から試します。当日は、入口が分かりにくい、持ち物が必要、開始時刻に遅れると提供できないなど、直前の案内が必要な予約だけにします。
返信がない場合は電話した方がよいですか？
予約時に決めた確認方法に従います。返信必須にしていない案内なら、返信がないだけで何度も連絡しません。高額な準備や出張が必要なら、予約時に返信期限と未確認時の扱いを先に伝えます。
キャンセル規定も同じメッセージへ全部書きますか？
全文ではなく、期限と変更方法を短く書き、詳しい条件は予約前に確認できるページへつなぎます。前日になって初めて料金条件を知らせる運用は避けます。
自動化すれば確認は不要ですか？
送信時刻、変更後の予約、取消済み予約、リンク先をテストします。自動化後も14日間は二重送信と未送信を確認し、月1回は文面と連絡先を見直します。
参考：Googleカレンダー：予約スケジュールを作成する／Googleカレンダー：予約スケジュールを編集する／LINEヤフー：予約・前日リマインド通知のテンプレート／個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドラインQ&A