LINE公式アカウントのチャットは、お客様が普段使う画面から予約を相談できる一方、空き枠確認と返信が手作業になります。『予約できます』と返しただけでは、日時や内容の認識違い、台帳への転記漏れが起きます。この記事では、飲食店・サロン・教室などが、手動チャットから安全に始める受付手順をまとめます。
この記事でわかること
- LINEチャット受付と予約サービス連携の違い
- 日時・人数・メニューなど予約時に確認する7項目
- 受付中・確定・変更・受付外で使う返信例文
- 14日間の件数と作業時間から予約フォームを判断する方法
最初に2つの予約方法を分ける
LINEで予約を受ける方法は、大きく『LINE公式アカウントのチャットで店が手動対応する方法』と『対応する予約サービスを連携し、予約フォームで空き枠を確定する方法』に分かれます。LINEヤフーの公式マニュアルでも、LINEで予約機能は予約サービスとの連携が完了したアカウントで利用できると案内されています。LINE公式アカウントを作っただけで、すべての店に自動予約機能が付くわけではありません。
予約が週10件未満でメニューが少ない段階は手動チャットから試せます。営業時間外の予約、複数スタッフ・席、所要時間の違うメニューが増えると、チャットだけでは空き枠を正確に示しにくくなります。この記事では手動受付を基本にし、自動化へ移る数字も最後に確認します。
- 手動チャット：相談しやすいが、空き確認・返信・台帳入力が必要
- 予約フォーム連携：空き枠を選べるが、対応サービスと初期設定が必要
- 共通：料金、所要時間、キャンセル条件、確定通知を整える
プロフィールへ受付時間と予約方法を書く
チャットをオンにし、プロフィールへ『予約チャット対応：営業日の10時〜17時』『当日変更は電話』『店から確定メッセージが届くまで予約未確定』のように書きます。LINE公式アカウントには曜日ごとの応答時間を設定する機能があります。祝日の扱いも確認し、実際に返信できる時間だけを案内します。
営業時間外の自動返信は、すぐ予約できたように見せず、受信したことと次の返信時刻を伝えます。『お問い合わせありがとうございます。現在は受付時間外です。次の営業日［時刻］までに空き枠を確認します。この時点では予約未確定です。お急ぎの当日変更は［電話番号・受付時間］へお願いします』を自店へ直します。
最初の自動返信で7項目を聞く
受付文は『ご予約の相談ありがとうございます。①希望日 ②開始希望時刻 ③人数 ④メニュー ⑤予約名 ⑥変更連絡用の電話番号 ⑦第2希望を送ってください。空き枠を確認し、当店から日時を記載した確定メッセージをお送りします。この返信だけでは予約確定ではありません』とします。氏名・電話番号を予約管理に利用することと、プライバシーポリシーの場所も案内します。
- 希望：月日・曜日、開始時刻または時間帯
- 内容：人数、メニュー・コース、必要な所要時間
- 本人：予約名、変更連絡に使う電話番号
- 代替：第2希望の日・時間帯
6つの順番で予約を確定する
新着を受付中にする
開店前と閉店前など決めた時刻に新着を確認し、予約台帳へ受付日時とLINE経由であることを残します。すぐに確定できなくても、回答予定時刻を返信します。
空き枠と必要時間を確認する
日付、開始時刻、終了予定、担当者、席・部屋・機器を予約台帳で確認します。チャット画面だけを見て判断しません。
不足項目を1回で聞く
7項目のうち不足しているものだけを箇条書きで聞きます。1項目ずつ往復せず、料金が変わる条件も確定前に伝えます。
台帳へ仮枠を置く
店内ルールに従って短い仮枠を置き、担当者と期限を記録します。期限のない仮押さえを残しません。
日時をまとめて確定する
お客様の了承後に台帳へ確定し、月日・曜日・時刻・人数・メニュー・場所・変更方法を1通で送ります。『予約を確定しました』と明記します。
受付状態を完了へ変える
チャットのタグや店内管理表を使う場合は、受付中から確定へ変えます。LINEの表示名だけで顧客を識別せず、予約台帳の名前・日時と照合します。
4種類の返信例文を使い分ける
返信前に、日付と曜日、時刻、人数、メニュー、料金、リンクを台帳と照合します。定型文を保存しても、名前や日時を別のお客様からコピーしません。予約確定後は、来店24〜48時間前のリマインドを使うか、変更方法をもう一度伝えます。
- 受付中：『必要事項を受け取りました。［本日17時・次の営業日］までに空き枠を確認します。この時点では予約未確定です。』
- 空きあり：『［月日・曜日］［開始時刻］、［人数・メニュー］でご案内できます。［期限］までに「希望」と返信してください。返信確認後に確定をお送りします。』
- 確定：『ご返信ありがとうございます。［月日・曜日］［時刻］、［人数・メニュー］で予約を確定しました。場所は［URL］、変更は［期限・方法］をご確認ください。』
- 空きなし：『第1・第2希望は満席です。［候補A］または［候補B］はご案内できます。希望が合わない場合、この時点では予約は入っていません。』
- 変更受付：『変更の相談を受け付けました。元の予約は［維持・取消済み］です。新しい日時を確認し、確定メッセージをお送りします。』
個人情報と管理権限をLINEだけに任せない
氏名・電話番号を受け取る前に、予約受付と変更連絡に使うことを明示します。個人情報保護委員会は、本人から入力画面などで個人情報を直接取得する場合、取得前に利用目的を明示するよう案内しています。診療情報、カード番号、本人確認書類など、LINEチャットで受ける必要がない情報は別の適切な窓口へ案内します。
複数人で管理する場合は個人のパスワードを共有せず、LINE公式アカウントの権限設定を確認します。予約内容は予約台帳を正本とし、チャットだけを唯一の記録にしません。担当終了時は権限を外し、保存した定型文、応答時間、電話番号、予約リンクを月1回見直します。
14日間の数字で予約フォームへ移るか決める
14日間、LINEの予約相談、必要事項がそろった件数、予約確定、途中離脱、営業時間外の相談、1件の対応分数、転記漏れ・二重予約を記録します。相談が20件未満なら予約率の小さな差より、何件を確定でき、何分使い、何件のミスがあったかを見ます。
LINE予約相談が週10件以上、対応が週60分以上、営業時間外の相談が週5件以上、転記漏れ・二重予約が1件でも起きる状態が続く場合は、LINEで予約に対応するサービスや通常の予約フォームを比較する運用目安です。LINEで予約の利用には対応サービスとの連携が必要なため、対象業種、料金、予約枠、キャンセル機能を公式情報で確認します。
- 入口：予約相談、必要事項がそろった件数
- 結果：空き案内、予約確定、途中離脱の件数
- 時間：初回返信、確定まで、店側の作業分数
- 事故：未返信、台帳未反映、二重予約、誤送信
迷ったら、まずここから
- LINEチャット受付と予約サービス連携の違い
- 日時・人数・メニューなど予約時に確認する7項目
- 受付中・確定・変更・受付外で使う返信例文
- 14日間の件数と作業時間から予約フォームを判断する方法
よくある質問
LINE公式アカウントを作れば自動予約できますか？
アカウント開設だけでは自動予約になりません。手動チャットで受けるか、LINEで予約に対応する予約サービスを連携する必要があります。自分の業種と管理画面で利用条件を確認します。
個人LINEで予約を受けてもよいですか？
事業用のLINE公式アカウントへ分ける方が、受付時間、権限、定型文、担当変更を管理しやすくなります。私用アカウントへ顧客情報を集め続けません。
既読になったら予約確定ですか？
既読は予約確定ではありません。店から日時・内容をまとめて『予約を確定しました』と送り、予約台帳へ反映した時点を確定にします。
返信は何分以内がよいですか？
一律の正解はありません。実際に守れる応答時間と回答予定をプロフィール・自動返信で伝え、開店前と閉店前など決めた回数で確認します。当日変更は別の緊急連絡先を案内します。
参考：LINEヤフー：LINEで予約マニュアル／LINEヤフー：LINE公式アカウントのチャット／LINEヤフー：チャットの応答時間・定型文設定／個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン（通則編）