LINEで予約を受ける方法｜店舗の受付項目と返信例文

LINEで予約を受ける方法は、大きく『LINE公式アカウントのチャットで店が手動対応する方法』と『対応する予約サービスを連携し、予約フォームで空き枠を確定する方法』に分かれます。LINEヤフーの公式マニュアルでも、LINEで予約機能は予約サービスとの連携が完了したアカウントで利用できると案内されています。LINE公式アカウントを作っただけで、すべての店に自動予約機能が付くわけではありません。

予約が週10件未満でメニューが少ない段階は手動チャットから試せます。営業時間外の予約、複数スタッフ・席、所要時間の違うメニューが増えると、チャットだけでは空き枠を正確に示しにくくなります。この記事では手動受付を基本にし、自動化へ移る数字も最後に確認します。

チャットをオンにし、プロフィールへ『予約チャット対応：営業日の10時〜17時』『当日変更は電話』『店から確定メッセージが届くまで予約未確定』のように書きます。LINE公式アカウントには曜日ごとの応答時間を設定する機能があります。祝日の扱いも確認し、実際に返信できる時間だけを案内します。

営業時間外の自動返信は、すぐ予約できたように見せず、受信したことと次の返信時刻を伝えます。『お問い合わせありがとうございます。現在は受付時間外です。次の営業日［時刻］までに空き枠を確認します。この時点では予約未確定です。お急ぎの当日変更は［電話番号・受付時間］へお願いします』を自店へ直します。

受付文は『ご予約の相談ありがとうございます。①希望日 ②開始希望時刻 ③人数 ④メニュー ⑤予約名 ⑥変更連絡用の電話番号 ⑦第2希望を送ってください。空き枠を確認し、当店から日時を記載した確定メッセージをお送りします。この返信だけでは予約確定ではありません』とします。氏名・電話番号を予約管理に利用することと、プライバシーポリシーの場所も案内します。

返信前に、日付と曜日、時刻、人数、メニュー、料金、リンクを台帳と照合します。定型文を保存しても、名前や日時を別のお客様からコピーしません。予約確定後は、来店24〜48時間前のリマインドを使うか、変更方法をもう一度伝えます。

氏名・電話番号を受け取る前に、予約受付と変更連絡に使うことを明示します。個人情報保護委員会は、本人から入力画面などで個人情報を直接取得する場合、取得前に利用目的を明示するよう案内しています。診療情報、カード番号、本人確認書類など、LINEチャットで受ける必要がない情報は別の適切な窓口へ案内します。

複数人で管理する場合は個人のパスワードを共有せず、LINE公式アカウントの権限設定を確認します。予約内容は予約台帳を正本とし、チャットだけを唯一の記録にしません。担当終了時は権限を外し、保存した定型文、応答時間、電話番号、予約リンクを月1回見直します。

14日間、LINEの予約相談、必要事項がそろった件数、予約確定、途中離脱、営業時間外の相談、1件の対応分数、転記漏れ・二重予約を記録します。相談が20件未満なら予約率の小さな差より、何件を確定でき、何分使い、何件のミスがあったかを見ます。

LINE予約相談が週10件以上、対応が週60分以上、営業時間外の相談が週5件以上、転記漏れ・二重予約が1件でも起きる状態が続く場合は、LINEで予約に対応するサービスや通常の予約フォームを比較する運用目安です。LINEで予約の利用には対応サービスとの連携が必要なため、対象業種、料金、予約枠、キャンセル機能を公式情報で確認します。