個人店の在庫管理表の作り方｜Googleスプレッドシートで始める

スプレッドシートは、商品が20〜50点ほど、店舗と販売場所が1つ、入力担当を決められる段階で試しやすい方法です。これは制度上の上限ではなく、入力漏れを見つけながら2週間試すための運用目安です。まず売上上位の商品と、欠品・廃棄が起きやすい商品だけを登録します。

商品が100点を超える、複数店舗やネットショップで同時に売る、賞味期限やロットの追跡が必要、複数スタッフが頻繁に入出庫する場合は、POSレジや在庫管理サービスの方が安全です。二重入力が毎日発生するなら、表を複雑にする前に切り替えを検討します。

新しいスプレッドシートの1行目に、商品コード、商品名、分類、単位、開始在庫、入荷、販売・使用、廃棄・破損、調整数、現在庫、発注点、仕入先・納品日数を作ります。商品コードは同じ名前の商品を取り違えないための番号です。飲食店では『販売』を『使用』へ読み替え、箱・本・個など単位を統一します。

現在庫は『開始在庫＋入荷−販売・使用−廃棄・破損±調整数』で計算します。実物が表より2個少なかった場合は、理由を確認したうえで調整数に−2を入れます。数だけ直して終わらせず、入力漏れ、破損、数え間違いなど理由を別列またはメモへ残します。

発注点は『1日平均販売数×発注から納品までの日数＋安全在庫』で最初の目安を作れます。1日3個売れ、納品まで5日、安全在庫を5個持つなら、3×5＋5＝20個です。現在庫が20個以下になった行へ色を付けます。4週間ごとに実績を見て、欠品が続けば安全在庫を増やし、余りや廃棄が続けば減らします。

入荷、販売・使用、廃棄は起きた当日に入力します。毎日の閉店時に発注点以下の商品を5分で確認し、週1回は売上上位と欠品しやすい10商品を実際に数えます。月1回は対象商品を棚卸しし、表と実物の差を記録します。

中小機構の小売業向けガイドでも、入出庫の正確な記録、発注計画、棚卸し、在庫回転や死蔵品の確認が重要とされています。欠品だけでなく、売れたはずなのに在庫がなく販売できなかった件数も記録すると、発注点の見直しに使えます。

商品数100点超、複数店舗、店とネットの同時販売、期限・ロット管理、複数スタッフによる頻繁な入出庫は切り替えを検討する運用目安です。特に、POSへ販売を入力したあと同じ数字を表へ毎日転記しているなら、連携できるサービスを比べます。

2週間の試用では、在庫差の件数、発注にかかった時間、欠品で売れなかった件数、廃棄数を導入前後で測ります。月額料金だけでなく、入力時間と販売機会の損失が減るかで判断します。解約時に商品・在庫・売上データをCSVで取り出せるかも確認します。