仕事の資料をデスクトップ、メール、Googleドライブへばらばらに保存すると、必要な書類を探す時間と誤共有の危険が増えます。最初から完璧な分類を作る必要はありません。仕事用Googleアカウントのマイドライブ直下を7フォルダにそろえ、ファイル名と共有方法を決めるだけで、1人の事業には十分な土台になります。
この記事でわかること
- 初期設定：30分で7フォルダと命名ルールを作る
- ファイル名：日付_相手名_内容_版の順で統一
- 共有：顧客ごとの専用フォルダを必要な相手だけに共有
- 見直し：毎月15分、未整理・共有中・終了案件を確認
最初に作る7フォルダ
番号を付けると並び順が固定されます。業種に合わないフォルダは名前を変えて構いませんが、最初から階層を3段、4段に増やさないことが重要です。1つのフォルダに30件以上が並んで探しにくくなってから、年や顧客で1段だけ分けます。
領収書や請求書の保存には税務上の要件が関係する場合があります。この記事は日常の探しやすさを整える内容です。法定保存や電子取引データの要件は、別途、電子帳簿保存の記事と国税庁の最新案内を確認します。
- 00_未整理：保存場所を迷った新しいファイルの一時置き場
- 01_顧客・案件：顧客名または案件名ごとの作業資料
- 02_営業・提案：サービス説明、提案書、料金表の原本
- 03_請求・支払：見積書、請求書、領収書の業務用控え
- 04_集客：ホームページ、SNS、広告、写真の素材
- 05_運営：契約、手順書、アカウント管理表
- 99_終了：完了して日常的に使わない案件
ファイル名は4要素にそろえる
基本形を『20260813_山田商店_ホームページ見積_v01』にします。日付を西暦8桁にすると名前順でも時系列に並び、相手名と内容で検索できます。更新のたびに『最新版』『最終』『最終2』を増やさず、v01、v02のように版を付けます。確定後は末尾を『確定』にして、編集用の原本と送付したPDFを残します。
- 日付：作成日または発行日をYYYYMMDDで記載
- 相手名：屋号や会社名を表記ゆれなく統一
- 内容：見積、提案、画像など検索する言葉を使用
- 版：作業中はv01、送付済みは送付日または確定を明記
30分で初期整理する手順
仕事用アカウントでマイドライブを開く
個人の写真や私用ファイルと混ぜないため、仕事用Googleアカウントであることを右上のアイコンで確認します。
直下に7フォルダを作る
上記の名前をそのまま使い、既存ファイルをすぐ細かく分けず、まず大分類だけを作ります。
今月使ったファイルだけ移動する
過去の全データを一度に整理しません。直近30日で使った資料から移し、残りは00_未整理へ置きます。
よく使う原本を読み取り専用で保管する
提案書やメール文の原本を直接上書きせず、複製して案件用フォルダで編集します。
共有中のフォルダを確認する
顧客や外注先ごとに共有範囲を見直し、不要な相手と『リンクを知っている全員』の設定を外します。
顧客との共有はフォルダを分ける
Google公式ヘルプでは、フォルダの共有権限は中のファイルやサブフォルダへ引き継がれると案内されています。社内資料と顧客向け資料を同じ親フォルダに入れると、後から追加したファイルまで見える可能性があります。顧客別に『共有用』フォルダを作り、見せてよいコピーだけを置きます。
- 確認だけなら閲覧者、修正案が必要ならコメント可を優先
- 共同編集が必要な資料だけ編集者にする
- 見積書や契約書を不特定多数へのリンク共有にしない
- 案件終了から30日以内を目安に共有相手を点検
- 外注先との共有終了日を案件メモへ残す
バックアップとごみ箱を混同しない
クラウドに置くだけで、操作ミスやアカウント喪失への備えがすべて終わるわけではありません。顧客へ納品した最終成果物、契約書、復旧に時間がかかる原本は、月1回、別の安全な保存先にも複製します。同期されたパソコンのフォルダは、削除も同期される場合があるため、同期と独立したバックアップを区別します。
重要ファイルを削除したときは、慌てて同名ファイルを作らず、ごみ箱と変更履歴を確認します。復元できる期間や機能はサービス・契約で変わるため、利用中の公式案内を確認します。
毎月15分の整理チェック
改善前の1週間だけ、ファイルを探すのに5分以上かかった回数を記録します。4回なら週20分、月約80分です。整理後30日で同じ回数を測り、減っていなければフォルダ数を増やすのではなく、命名ルールと保存場所を見直します。
- 00_未整理を10件以下にする
- 終了案件を99_終了へ移す
- 共有中の相手と権限を確認する
- 同じ内容の重複ファイルを1つに決める
- 最終成果物と重要書類のバックアップを確認する
迷ったら、まずここから
- 初期設定：30分で7フォルダと命名ルールを作る
- ファイル名：日付_相手名_内容_版の順で統一
- 共有：顧客ごとの専用フォルダを必要な相手だけに共有
- 見直し：毎月15分、未整理・共有中・終了案件を確認
よくある質問
顧客ごとと年ごと、どちらでフォルダを分けますか？
普段、顧客名から探すなら顧客別を先にします。終了案件が増えたら99_終了の中だけを年別にし、日常フォルダを深くしすぎません。
Googleドライブの無料容量で足りますか？
文書中心なら小さく始められますが、写真や動画は容量を使います。月1回、使用量を確認し、動画の原本は別の保存先も含めて管理します。
顧客には編集者権限を渡すべきですか？
確認だけなら閲覧者かコメント可を優先します。編集者は移動・変更などが可能なため、共同編集が必要なファイルや専用フォルダに限定します。
共有ドライブは必要ですか？
1人で始める段階ではマイドライブでも運用できます。複数人で継続管理し、担当者が抜けても組織にファイルを残したい場合にGoogle Workspaceの共有ドライブを検討します。
参考：Google ドライブのファイルを整理する／Google ドライブでフォルダを共有する／Google 共有ドライブでファイルやフォルダを保存・共有する