Googleビジネスプロフィールに管理者を追加する方法｜スタッフ・外注先と安全に共有

Google公式では、オーナーはプロフィールを完全に管理でき、ユーザーの追加・削除やプロフィールの削除まで行えると案内しています。管理者は店名、営業時間、写真などの情報編集、口コミ返信、投稿管理を行えますが、ユーザーの追加・削除とプロフィールの削除はできません。

日々の更新だけを任せるスタッフや外注先には、まず管理者を選ぶのが基本です。店の代表者や共同経営者など、担当者の入れ替えと権限管理まで任せる人だけをオーナーにします。メインのオーナーは1人だけなので、通常の作業分担のために変更する必要はありません。

招待前に、自分が対象店舗のオーナーとして表示されるか確認します。店名が似た別店舗や閉業済みプロフィールを選ばないよう、住所、電話番号、プロフィールURLを照合します。ログインできる人が自分1人だけなら、店が管理する別のGoogleアカウントをオーナーとして追加しておくと、端末紛失や退職時の復旧経路を残せます。

共有相手には、本人または会社が管理するGoogleアカウントを用意してもらいます。店の共通パスワードをLINEやメールで渡さず、招待メールを送ります。外注先が自社のGoogleアカウントで受ける形なら、契約終了時にそのユーザーだけを外せます。

Google公式の案内では、ビジネスプロフィールの設定にある［ユーザーとアクセス権］から追加します。画面名は端末や更新で変わることがあるため、保存前に対象店舗、招待先メールアドレス、役割の3点を読み直します。

Google公式では、新しくオーナーまたは管理者になったユーザーは、プロフィールの削除、ほかのユーザーの削除、メインのオーナー権限の譲渡など一部操作に約7日間の制限があると案内しています。担当交代の当日に旧担当者を先に外すと、必要な操作ができない期間が生まれるおそれがあります。

担当交代は、先に新担当者を追加して承認を確認し、7日以上の余裕を持って通常作業を試した後に旧担当者を外します。メインのオーナーを変えるのは、代表者変更など本当に必要な場合だけにし、通常の運用担当変更では管理者の入れ替えに留めます。

毎月1回、ユーザー一覧を開き、退職者、契約が終わった外注先、用途が分からないアカウントが残っていないか確認します。同時に、営業時間の変更依頼から反映までの日数、口コミ返信待ち、誤編集の件数を記録します。権限を増やしただけで更新が早くならない場合は、担当と期限が曖昧です。

14日間は追加した担当者が予定した作業を完了できるか、28日間は更新漏れと確認連絡が減ったかを見ます。管理者を増やすこと自体ではなく、誰がいつ更新するかを1枚の表にすることが目的です。