Googleフォームで問い合わせ窓口を作る個人事業主向けに、必要な質問、公開範囲、メール通知、埋め込み、テスト、個人情報の注意点を解説します。
ホームページに問い合わせ窓口がないと、興味を持った人が連絡方法を探して離れてしまいます。Googleフォームなら、複雑な開発をせずに小さな窓口を作れます。ただし、公開範囲やメール通知を確認しないと『回答できない』『届いたことに気づかない』状態になります。15〜30分で作り、別の端末から送信テストまで行いましょう。
無料または低コストで早く問い合わせ窓口を置きたい、質問が少ない、デザインの自由度を求めない場合に向いています。回答をスプレッドシートへまとめられるため、件数が少ないうちは管理もしやすくなります。
確認ポイント
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返信時に必要な呼び名だけを聞きます。本人確認が不要な相談で、生年月日や住所を最初から必須にしません。
入力ミスを減らす説明を添えます。Googleのメールアドレス収集設定を使う場合は、回答者のログイン要否もテストします。
『料金』『サービス内容』『予約』『その他』の4つ程度にします。分類が不要なら省いて構いません。
記述式で、必要な情報の例を短く書きます。パスワード、カード番号、健康情報など機密情報を書かないよう注意を表示します。
『返信と相談対応のために利用します』と書き、プライバシーポリシーへのリンクを置いて同意欄を必須にします。
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タイトルを『○○へのお問い合わせ』とし、冒頭に受付内容と通常の返信日数を書きます。
短文、ラジオボタン、段落を使い分けます。返信に必要な項目だけを必須にします。
メールアドレス収集を使うか、メール入力欄を作るかを決めます。『回答を1回に制限』はログインを求めるため、一般問い合わせでは通常オフにします。
利用目的、問い合わせ対応の範囲、プライバシーポリシーURLをフォーム内に表示します。必要以上の情報を集めません。
公式ヘルプの現在の手順では、フォームを公開して回答者のアクセスを管理します。一般客向けなら、対象者がログインなしで回答できるかを確認します。
［回答］→［その他］→［新しい回答についてのメール通知を受け取る］を設定します。通知だけに頼らず、週1回は回答一覧も確認します。
公開後のリンクを問い合わせボタンに設定するか、埋め込みHTMLを使います。スマホで横にはみ出さないか確認します。
パソコンとスマホ、できればGoogleにログインしていない画面で送信します。完了表示、通知メール、回答内容、返信先を確認します。
『○○へのお問い合わせフォームです。通常1〜2営業日以内に、入力いただいたメールアドレスへ返信します。営業目的の連絡には返信しない場合があります。パスワード、カード番号、健康情報などの機密情報は入力しないでください。入力情報は問い合わせへの返信と相談対応のために利用します。詳しくはプライバシーポリシー［URL］をご確認ください。』
『すぐ返信』ではなく、実際に守れる営業日で書きます。休業日がある場合は、金曜夜の問い合わせへいつ返すかまで読み手が想像できる表現にします。
Googleフォームでファイルのアップロード質問を使うと、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要です。一般の問い合わせで突然ログインを求めると、送信をやめる人が出る可能性があります。最初は文章だけで受け付け、画像や見積書が必要になったら、返信メールで安全な受け渡し方法を案内します。
顧客から受け取ったファイルには、氏名、住所、契約、写真などが含まれる場合があります。保存場所、閲覧できる人、削除時期を決められない段階で集め始めないことが重要です。
送信が0件でも、フォームだけが原因とは限りません。問い合わせページへの訪問自体が少ないなら、トップやサービスページのボタンを見直します。訪問はあるのに送信されない場合は、必須項目を減らし、料金や返信日数をフォーム前に示します。送信完了を正確に計測したくなったら、専用の完了ページへ移動できるフォームサービスまたはサイト内フォームを検討します。
確認ポイント
公開後の送信画面から埋め込みHTMLを取得できます。サイト側でHTMLを設置できることが条件です。まずリンクで公開し、必要になってから埋め込んでも問題ありません。スマホ表示を必ず確認します。
［回答］メニューのその他から、新しい回答についてのメール通知を設定できます。設定後に自分で1件送り、通知が受信箱または迷惑メールに届くか確認してください。
標準機能で回答のコピーを回答者へ送れる設定はありますが、自由な受付メールや条件分岐には制約があります。まず画面上の完了メッセージと返信日数を整え、複雑な自動返信が必要になったら別サービスを比較します。